Podmienky spracúvania osobných údajov
Úvodné zhrnutie
Občianske združenie SLOVAK ULTRA TRAIL ako organizátor verejného športového podujatia Kokava Trail (ďalej len „Preteky“) zabezpečuje činnosti spojené s prípravou a organizáciou Pretekov, v rámci ktorých spracúva osobné údaje poskytnuté účastníkmi Pretekov, a to najmä za účelom registrácie účastníkov na Preteky, vrátane zúčtovania a evidencie platieb účastníkov, nevyhnutnej komunikácie s účastníkmi, zabezpečenia riadneho priebehu Pretekov a evidencie výsledkov Pretekov resp. uchovania údajov o výsledkoch Pretekov, po dobu vyplývajúcu z týchto podmienok. Osobné údaje budú spracúvané, využívané a zverejnené len v rozsahu vyplývajúcom výslovne z týchto podmienok.
I. Právna úprava ochrany osobných údajov
Zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov (ďalej len „Zákon“) a súvisiace právne predpisy Slovenskej republiky (napr. vyhlášky Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky)
Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov – „GDPR“)
II. Identifikačné údaje prevádzkovateľa
Prevádzkovateľom je o.z. SLOVAK ULTRA TRAIL (sídlo: Nejedlého 41, 841 02, Bratislava, IČO: 42364582) (ďalej len „prevádzkovateľ“).
Kontaktné údaje prevádzkovateľa:
názov: o.z. SLOVAK ULTRA TRAIL
adresa, na ktorej môže dotknutá osoba uplatniť svoje práva týkajúce sa spracúvania osobných údajov: Nejedlého 41, 841 02, Bratislava
e-mail: kokavatrail@gmail.com
zástupca prevádzkovateľa: nebol poverený
zodpovedná osoba: nie je určená
Orgánom dozoru nad ochranou osobných údajov:
Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27; tel. číslo: +421 2 3231 3214; e-mail: statny.dozor@pdp.gov.sk, www.dataprotection.gov.sk.
III. Rozsah spracúvania osobných údajov
1. Meno, priezvisko, krajina, dátum narodenia, telefónne číslo, e-mailová adresa, číslo účtu (na evidovanie prijatých platieb a prípadné vrátenie platieb).
2. Prípadne vyhotovené audiovizuálne alebo vizuálne záznamy z Pretekov, ak je dotknutá osoba identifikovaná alebo identifikovateľná.
IV. Účel spracúvania osobných údajov
1. Registrácia (vytvorenie konta) a správa konta dotknutej osoby v rámci registračného systému uvedeného v sekcii Registrácia na webstránke www.kokavatrail.sk, evidovanie údajov o dotknutej osobe, jej objednávkach a stave vybavenia objednávok, pre účely registrácie na Preteky.
2. Registrácia účastníka - dotknutej osoby na Preteky: prijatie, spracovanie a vybavenie elektronickej prihlášky (registrácie účastníka), evidovanie prijatých platieb a prípadné vrátenie platieb účastníkovi, plnenie súvisiacich zákonných povinností (účtovných, daňových a pod.).
3. Zabezpečenie riadneho priebehu Pretekov, v súlade so všetkými pravidlami vyplývajúcimi z propozícii Pretekov a ďalších podmienok, ktoré sa vzťahujú na Preteky, a s ustanoveniami príslušných právnych predpisov upravujúcich povinnosti pri organizácii Pretekov (najmä zákona č. 1/2014 Z. z. o organizovaní verejných športových podujatí); plnenie príslušných zákonných a zmluvných povinností prevádzkovateľa resp. organizátora Pretekov voči účastníkovi – dotknutej osobe.
4. Evidencia priebežných a konečných výsledkov Pretekov, vrátane dlhodobého uchovania údajov o výsledkoch Pretekov, vedenia štatistiky výsledkov Slovenskej Ultratrailovej Ligy prípadne iných štatistík, pričom platí:
- osobné údaje v rozsahu: meno, priezvisko, krajina sú zverejnené v štartovej listine, v priebežných výsledkoch a vo výsledkovej listine (spolu s priebežnými resp. konečnými výslednými časmi), a to na webstránke Pretekov a/alebo webstránke SLOVAK ULTRA TRAIL ako organizátora Pretekov a/alebo webstránke hiking.dennikn.sk, prípadne na príslušných stránkach na sociálnych sieťach, prípadne na webovej stránke poskytovateľa služby GPS sledovania;
- ak sú Preteky zaregistrované v ITRA (International Trail Running Association) pre prideľovanie ITRA bodov, osobné údaje v rozsahu: meno, priezvisko, dátum narodenia, krajina sú spolu s výsledkom účastníka poskytnuté ITRA (priamo prevádzkovateľom alebo prostredníctvom SLOVAK ULTRA TRAIL), za účelom pridelenia ITRA bodov účastníkovi, vedenia štatistík o výsledkoch účastníka a určenia ITRA Performance Index účastníka.
- ak sú preteky zaregistrované pre UTMB Index, osobné údaje v rozsahu: meno, priezvisko, dátum narodenia, krajina sú spolu s výsledkom účastníka poskytnuté UTMB World Series (priamo prevádzkovateľom alebo prostredníctvom SLOVAK ULTRA TRAIL), za účelom započítania bodov pre UTMB Index účastníkovi, vedenia štatistík o výsledkoch účastníka a určenia UTMB Index účastníka.
5. Zhromažďovanie informácií o Pretekoch a dokumentácia Pretekov prostredníctvom audiovizuálnych alebo vizuálnych záznamov, ak je dotknutá osoba identifikovaná alebo identifikovateľná – prevádzkovateľ a/alebo SLOVAK ULTRA TRAIL môžu za účelom informovania o Pretekoch resp. ich priebehu a výsledkoch použiť a zverejniť osobné údaje v rozsahu: meno, priezvisko, spolu s výsledkom účastníka, ako aj prípadne vyhotovené audiovizuálne alebo vizuálne záznamy, v ktorých je účastník identifikovaný alebo identifikovateľný, a to na webstránke Pretekov a/alebo webstránke SLOVAK ULTRA TRAIL ako organizátora Pretekov a/alebo webstránke hiking.dennikn.sk, prípadne na príslušných stránkach na sociálnych sieťach, prípadne na webovej stránke poskytovateľa služby GPS sledovania.
V. Právny základ spracúvania osobných údajov
1. Na účel uvedený v ods. IV bod 1 vyššie: podľa § 13 ods. 1 písm. a) Zákona - dotknutá osoba vyjadrila výslovný súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov, a to pri registrácii dotknutej osoby v rámci registračného systému uvedeného v sekcii Registrácia na webstránke www.kokavatrail.sk.
2. Na účel uvedený v ods. IV bod 2 a 3 vyššie: podľa § 13 ods. 1 písm. b) resp. § 13 ods. 1 písm. f) Zákona - spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na riadne plnenie zmluvy medzi prevádzkovateľom resp. organizátorom Pretekov a dotknutou osobou, a v súvislosti s existenciou vzájomných nárokov z takejto zmluvy, pričom prevádzkovateľ na základe splnenia podmienok pre účasť dotknutej osoby na Pretekoch, vrátane úhrady štartovného, zabezpečuje pre dotknutú osobu príslušné činnosti a služby spojené s organizáciou Pretekov a účasťou dotknutej osoby na nich; súčasne je spracúvanie osobných údajov nevyhnutné na účel oprávnených záujmov prevádzkovateľa alebo tretej strany (ods. VI nižšie).
3. Na účel uvedený v ods. IV bod 4 vyššie: podľa § 13 ods. 1 písm. f) Zákona - spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na účel oprávnených záujmov prevádzkovateľa alebo tretej strany (ods. VI nižšie).
4. Na účel uvedený v ods. IV bod 5 vyššie: podľa § 13 ods. 1 písm. a) Zákona - dotknutá osoba vyjadrila výslovný súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov, a to pri registrácii (prihlásení sa) účastníka - dotknutej osoby na Preteky, v rámci registračného systému uvedeného v sekcii Registrácia na webstránke www.kokavatrail.sk.
VI. Oprávnené záujmy prevádzkovateľa alebo tretej strany, ak sa osobné údaje spracúvajú podľa § 13 ods. 1 písm. f) Zákona
1. V súvislosti s účelom uvedeným v ods. IV bod 2 vyššie: oprávneným záujmom prevádzkovateľa je identifikácia dotknutej osoby – účastníka Pretekov v súvislosti s riadnou registráciou účastníkov a prípravou Pretekov.
2. V súvislosti s účelom uvedeným v ods. IV bod 3 vyššie: oprávneným záujmom prevádzkovateľa je identifikácia dotknutej osoby – účastníka Pretekov v súvislosti s riadnym zabezpečením organizácie Pretekov a plnenia všetkých príslušných povinností prevádzkovateľa resp. organizátora Pretekov, a s uplatnením prípadných nárokov voči dotknutej osobe resp. oprávnenej obrany pred prípadnými uplatnenými nárokmi zo strany dotknutej osoby príslušnými právnymi prostriedkami.
3. V súvislosti s účelom uvedeným v ods. IV bod 4 vyššie: oprávneným záujmom prevádzkovateľa je nevyhnutnosť evidovania a zverejňovania kompletných priebežných a konečných výsledkov Pretekov, ako aj dlhodobého uchovania údajov a vedenia štatistík o výsledkoch Pretekov a ďalších podobných podujatí, pričom takéto činnosti vyplývajú z povahy Pretekov ako verejného športového podujatia; ak sú Preteky zaregistrované v ITRA, poskytnutie osobných údajov ITRA pre uvedené účely je povinnosťou organizátora Pretekov.
VII. Príjemcovia osobných údajov
Tretím stranám sa poskytnú niektoré osobné údaje dotknutej osoby – účastníka Pretekov v súlade s určením účelu spracúvania osobných údajov v ods. IV vyššie, pričom takéto poskytnutie osobných údajov je nevyhnutné pre riadne naplnenie daného účelu spracúvania osobných údajov.
Takýmito príjemcami osobných údajov sú:
1. Občianske združenie SLOVAK ULTRA TRAIL, IČO: 42364582 - príjemca v rozsahu meno, priezvisko, dátum narodenia, krajina, výlučne na účel uvedený v ods. IV bod 4 vyššie; príjemca v rozsahu: audiovizuálne alebo vizuálne záznamy z Pretekov, ak je dotknutá osoba identifikovaná alebo identifikovateľná, výlučne na účel uvedený v ods. IV bod 5 vyššie;
2. Ľubomír Mäkký, IČO: 41638484 (vydavateľ hiking.dennikn.sk) - príjemca v rozsahu meno, priezvisko, krajina, dátum narodenia, výlučne na účel uvedený v ods. IV bod 4 vyššie; príjemca v rozsahu: audiovizuálne alebo vizuálne záznamy z Pretekov, ak je dotknutá osoba identifikovaná alebo identifikovateľná, výlučne na čel uvedený v ods. IV bod 5 vyššie;
3. International Trail Running Association (ITRA) - príjemca v rozsahu meno, priezvisko, dátum narodenia, krajina, výlučne na účel uvedený v ods. IV bod 4 vyššie; UTMB World Series - príjemca v rozsahu meno, priezvisko, dátum narodenia, krajina, výlučne na účel uvedený v ods. IV bod 4 vyššie;
4. fyzické osoby poverené prevádzkovateľom na konkrétne činnosti pri organizácii Pretekov (dobrovoľníci): príjemcovia v rozsahu meno, priezvisko, krajina, telefónne číslo, výlučne na účel uvedený v ods. IV bod 3 vyššie, pre prípad nevyhnutnej potreby komunikácie s dotknutou osobou v priebehu Pretekov;
5. externý poskytovateľ časomiery / GPS sledovania - príjemca v rozsahu meno, priezvisko, krajina, dátum narodenia, výlučne na účel uvedený v ods. IV bod 4 vyššie;
Príjemcovia osobných údajov sú povinní dodržiavať všetky potrebné bezpečnostné, technické a organizačné opatrenia, aby zaistili požadovanú ochranu osobných údajov, ktoré budú použité výlučne na účely vyplývajúce z týchto podmienok.
Okrem ITRA a UTMB World Series (bod 3 vyššie), inému príjemcovi v tretej krajine alebo medzinárodnej organizácii žiadne osobné údaje nebudú poskytnuté.
VIII. Prenos osobných údajov do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácií
Prenos obchodných údajov do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácií sa nerealizuje ani nie ja zamýšľaný; poskytnutie osobných údajov ITRA a UTMB World Series ako príjemcovi v zmysle ods. VII vyššie tým nie je dotknuté.
IX. Doba uchovávania osobných údajov
1. Osobné údaje spracúvané na účel uvedený v ods. IV bod 1 vyššie: Po dobu trvania registrácie dotknutej osoby v rámci registračného systému uvedeného v sekcii Registrácia na webstránke www.kokavatrail.sk; dotknutá osoba je kedykoľvek oprávnená zrušiť registráciu, čím zanikne predmetný účel spracúvania a skončí sa doba uchovávania osobných údajov z tohto titulu.
2. Osobné údaje spracúvané na účel uvedený v ods. IV bod 2 vyššie: Po dobu prípravy a organizácie Pretekov; v prípade predčasného zrušenia registrácie (prihlášky) na Preteky po dobu končiacu takýmto zrušením registrácie resp. prípadným vrátením uhradených platieb účastníkovi.
3. Osobné údaje spracúvané na účel uvedený v ods. IV bod 3 vyššie: Po dobu prípravy a organizácie Pretekov, prípadne aj počas uplatnenia nárokov zo vzájomného zmluvného vzťahu voči dotknutej osobe resp. zo strany dotknutej osoby (min. počas trvania príslušnej premlčacej doby, ktorá sa uplatňuje vo vzťahu k daným nárokom).
4. Osobné údaje spracúvané na účel uvedený v ods. IV bod 4 vyššie: Po dobu existencie predmetnej evidencie výsledkov Pretekov resp. inej štatistiky, v ktorej sú uvedené výsledky s identifikáciou dotknutej osoby.
5. Osobné údaje spracúvané na účel uvedený v ods. IV bod 5 vyššie: Po dobu trvania zverejnenia informácií o Pretekoch resp. dokumentácie Pretekov prostredníctvom audiovizuálnych alebo vizuálnych záznamov, ktorej súčasťou sú osobné údaje dotknutej osoby.
Po uplynutí doby uchovávania osobných údajov je prevádzkovateľ povinný osobné údaje dotknutej osoby vymazať.
Bez ohľadu na vyššie uvedené, účtovné doklady je prevádzkovateľ povinný uchovať po dobu min. 10 rokov.
X. Poučenie o právach dotknutej osoby
Za podmienok stanovených v Zákone má dotknutá osoba v súvislosti so spracúvaním svojich osobných údajov:
1. právo požadovať od prevádzkovateľa prístup k osobným údajom týkajúcich sa dotknutej osoby ako aj ďalšie informácie podľa § 21 Zákona;
2. právo na opravu nesprávnych osobných údajov resp. právo na doplnenie neúplných osobných údajov (podľa § 22 Zákona);
3. právo na vymazanie osobných údajov (podľa § 23 Zákona);
4. právo na obmedzenie spracúvania osobných údajov (podľa § 24 Zákona);
5. právo namietať spracúvanie osobných údajov (podľa § 27 Zákona);
6. právo na prenosnosť osobných údajov, t.j. právo získať osobné údaje, ktoré sa jej týkajú a ktoré poskytla prevádzkovateľovi, v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte, a právo preniesť tieto osobné údaje ďalšiemu prevádzkovateľovi (podľa § 26 Zákona);
7. právo kedykoľvek svoj súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov odvolať, a to rovnakým spôsobom, akým súhlas udelila (podľa § 14 ods. 3 Zákona); odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania osobných údajov založeného na súhlase pred jeho odvolaním;
8. právo podať návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov podľa § 100 Zákona na Úrade na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky - za účelom zistenia, či došlo k porušeniu práv dotknutej osoby pri spracúvaní jej osobných údajov alebo došlo k porušeniu Zákona alebo osobitného predpisu v oblasti ochrany osobných údajov, a v prípade zistenia nedostatkov, ak je to dôvodné a účelné, uloženia opatrení na nápravu, prípadne pokutu za porušenie tohto zákona alebo osobitného predpisu pre oblasť ochrany osobných údajov.
Svoje práva môže dotknutá osoba uplatniť písomne na adrese prevádzkovateľa alebo na e-mailovej adrese prevádzkovateľa (ako sú uvedené v ods. II vyššie), kde taktiež môžu byť dotknutej osobe poskytnuté prípadne potrebné bližšie informácie o právach dotknutej osoby.
XI. Ďalšie informácie dotknutej osobe podľa § 19 Zákona
Poskytovanie osobných údajov prevádzkovateľovi je dobrovoľné, avšak ide o zmluvnú požiadavku, ktorej splnenie je potrebné pre riadne naplnenie jednotlivých účelov spracúvania osobných údajov, ktoré sú spojené s účasťou dotknutej osoby na Pretekoch a s ich organizáciou prevádzkovateľom.
Následkom neposkytnutia osobných údajov je:
1. v súvislosti s účelom uvedeným v ods. IV bod 1 vyššie: nemožnosť uskutočniť registráciu účastníka - dotknutej osoby na Preteky;
2. v súvislosti s účelom uvedeným v ods. IV bod 2 vyššie: nemožnosť uskutočniť registráciu účastníka - dotknutej osoby na Preteky;
3. v súvislosti s účelom uvedeným v ods. IV bod 3 vyššie: nemožnosť zabezpečenia riadneho priebehu Pretekov za účasti dotknutej osoby a plnenia príslušných zákonných a zmluvných povinností prevádzkovateľa resp. organizátora Pretekov voči účastníkovi – dotknutej osobe – t.j. nemožnosť účasti dotknutej osoby na Pretekoch;
4. v súvislosti s účelom uvedeným v ods. IV bod 4 vyššie: nemožnosť zabezpečenia riadneho priebehu Pretekov za účasti dotknutej osoby, najmä evidovania a zverejňovania kompletných priebežných a konečných výsledkov Pretekov, ako aj dlhodobého uchovania údajov a vedenia štatistík o výsledkoch Pretekov (pričom takéto činnosti vyplývajú z povahy Pretekov ako verejného športového podujatia) – t.j. nemožnosť účasti dotknutej osoby na Pretekoch;
5. v súvislosti s účelom uvedeným v ods. IV bod 5 vyššie: v rámci zhromažďovania a zverejňovania informácií o Pretekoch a dokumentácie Pretekov prostredníctvom audiovizuálnych alebo vizuálnych záznamov prevádzkovateľ a/alebo SLOVAK ULTRA TRAIL nepoužijú údaje, prostredníctvom, ktorých by bola dotknutá osoba identifikovaná alebo identifikovateľná.
Automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania podľa § 28 ods. 1 a 4 Zákona nie je uplatnené.
XII. Zabezpečenie osobných údajov
Prevádzkovateľ vyhlasuje, že prijal všetky vhodné technické a organizačné opatrenia k zabezpečeniu osobných údajov dotknutej osoby.
Prevádzkovateľ prijal technické opatrenia k zabezpečeniu dátových úložísk osobných údajov, najmä zabezpečenie prístupu k počítačom heslom, používaním antivírového programu a pravidelnou údržbou počítačov.
XIII. Súbory cookies
Pri prihlásení sa do konta v registračnom systému uvedeného v sekcii Registrácia na webstránke www.kokavatrail.sk, ukladajú sa dočasné súbory cookies na určenie toho, či prehliadač užívateľa (dotknutej osoby) akceptuje súbory cookies. Tieto súbory cookies neobsahujú žiadne osobné údaje a sú zrušené pri zatvorení prehliadača.
Pri prihlásení sa nastaví niekoľko súborov cookies, aby sa uložili prihlasovacie údaje užívateľa (dotknutej osoby) a nastavenia zobrazenia. Prihlasovacie cookies sú platné dva dni a nastavenia zobrazenia jeden rok. Ak je zvolená možnosť „zapamätať“, prihlásenie bude platné dva týždne. Pri odhlásení sa z účtu sú súbory cookies odstránené.
XIV. Záverečné ustanovenia
Registráciou prostredníctvom registračného systému uvedeného v sekcii Registrácia na webstránke www.kokavatrail.sk resp. odoslaním elektronickej prihlášky (registrácie účastníka) na Preteky potvrdzuje dotknutá osoba – účastník Pretekov, že bola oboznámená s podmienkami ochrany osobných údajov a že ich v celom rozsahu prijíma, v platnom a účinnom znení (ku dňu potvrdenia zo strany dotknutej osoby).
Tieto podmienky ochrany osobných údajov nadobúdajú platnosť a účinnosť dňa 24.04.2019.